Vielleicht sind die EU-Vorschriften zur Koordination der Sozialversicherungssysteme sowohl Unternehmern als auch den Arbeitnehmern selbst nicht hinreichend bekannt, das bedeutet jedoch nicht, dass sie gänzlich unbeachtet bleiben können und dass ihre Missachtung keine Bußgelder nach sich zieht.
Daher ist ratsam, zu berücksichtigen, dass es bei Geschäftsreisen (sowohl von Arbeitnehmern als auch Selbstständigen) zur Erbringung von Arbeitsleistungen in einem anderen Land der EU, des EWR oder in der Schweiz die Einholung der entsprechenden Bescheinigung, die bestätigt, welche Sozialversicherungsvorschriften greifen, vor Antritt der Geschäftsreise notwendig ist. Diese Bescheinigung ist das sogenannte Formular A1, auch als Entsendebescheinigung bekannt.
Die zuvor genannte Pflicht ergibt sich entsprechend aus den Bestimmungen des Artikels 12 der Verordnung (EG) 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit und des Artikels 19.2 der Verordnung (EG) 987/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. September 2009 zur Festlegung der Modalitäten für die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (Text von Bedeutung für den EWR und die Schweiz).
Angesichts des Vorstehenden bedeutet dies für Arbeitnehmer oder Selbstständige, die in Spanien ansässig sind und in Erfüllung ihrer Pflichten zur Erbringung einer Arbeitsleistung eine Geschäftsreise in ein anderes Land der EU, des EWR oder in die Schweiz vornehmen, dass sie zuvor bei der Einzugsstelle der Sozialversicherung (Tesorería General de la Seguridad Social, TGSS) über Formular TA 300 die entsprechende Entsendebescheinigung beantragen müssen. Das gleiche gilt, wenn ein Arbeitnehmer, der in einem anderen Land der EU, des EWR oder in der Schweiz ansässig ist, nach Spanien reisen möchte. Dieser muss ebenso die von den für ihn zuständigen Sozialversicherungsbehörden ausgestellte Entsendebescheinigung mit sich führen.
Wenn der Arbeitnehmer geschäftlich nach Spanien reist, (i) um einen Vertrag zwischen seinem Arbeitgeber und dem Dienstleistungsempfänger (mit Geschäftstätigkeit oder Betriebsstätte in Spanien) auszuführen oder (ii) zum dienstlichen Aufenthalt an einer anderen Arbeitsstätte des Unternehmens oder eines Unternehmens der Gruppe (mit Geschäftstätigkeit oder Betriebsstätte in Spanien) und in beiden Fällen die Geschäftsreise mehr als acht Tage dauert, so ist diese vor Beginn und unabhängig von der Dauer des Aufenthalts der spanischen Arbeitsbehörde, die entsprechend dem Gebiet, in dem die Dienstleistungen erbracht werden, zuständig ist, zu melden.
Geschäftsreisen in das Aufnahmeland ohne die notwendigen Unterlagen oder ohne Meldung der Geschäftsreise innerhalb der gesetzlichen Fristen und im Allgemeinen jedwede Nichterfüllung der Verpflichtungen der gesetzlichen Vorschriften zu Geschäftsreisen in Spanien im Rahmen der Erbringung grenzüberschreitender Leistungen können mit Geldstrafen von bis zu 6.250,00 € geahndet werden.
Ein letzte Punkt, der jedoch nicht weniger wichtig ist: Dem Arbeitnehmer wird die Europäische Krankenversicherungskarte angeraten, die ihrem Inhaber das Recht bescheinigt, die medizinisch notwendigen Gesundheitsleistungen während seines zeitlich befristeten Aufenthaltes in den Ländern der EU, des EWR und/oder in der Schweiz zu erhalten.
Für weitere Informationen: Monika Bertram